Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln und der Verhaltensgrundsätze hat bei der ROBETA Holz OhG oberste Priorität.
Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf Integrität und Compliance. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten von Mitarbeiter:innen zu erfahren und dieses zu unterbinden. Im Hinweisgebersystem werden eingehende Hinweise unabhängig und vertraulich bearbeitet. Eine wichtige Säule des Hinweisgebersystems ist der Grundsatz des fairen Verfahrens. Es garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber:innen, Betroffene und Mitarbeiter:innen, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken. Hierzu bestehen auch Möglichkeiten zur anonymen Meldung und Kommunikation. Darüber hinaus werden keine Benachteiligungen von Hinweisgeber:innen und allen Personen, die zu Untersuchungen beitragen, toleriert. Für die betroffenen Personen gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist. Die Untersuchungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt.
Wer darf Meldungen abgeben?
Meldeberechtigt sind Mitarbeitende jeder Art, Dienstleistende und sonstige Geschäftspartner, Kunden und externe Berater (z.B. Anwälte und Buchhalter). Der Begriff Mitarbeitende ist weit auszulegen, sodass auch ehemalige Mitarbeitende, Zeitarbeitende sowie Bewerber und Bewerberinnen hiervon erfasst sind. Dasselbe gilt für Dienstleistende. Potenzielle oder ehemalige Geschäftspartner, die nicht Dienstleistende sind, sind ebenfalls berechtigt.
Welche Vorfälle soll ich melden? Was darf ich melden?
Zu melden sind Vorfälle, die gegen anwendbare Gesetze oder interne Regeln verstoßen, wie insbesondere Korruption, Bestechung (aktives Bestechen oder sich bestechen lassen), Interessenkonflikte, betrügerische Handlungen, Missachtung von Informationssicherheits-/Datenschutzbestimmungen sowie sozial oder ethisch unvertretbares Verhalten. Meldungen, die keine der oben genannten Kategorien betreffen, melden Sie bitte der zuständigen Stelle z.B. Vorgesetzten, der Personalabteilung oder dem Betriebsrat.
Folgende Meldekanäle stehen zur Verfügung:
Lokaler Meldekanal der ROBETA Holz OhG:
Meldungen in Bezug zum Hinweisgebersystem können über
E-Mail:
Sie erreichen das Hinweisgebersystem der ROBETA Holz OhG per E-Mail über die folgende Adresse:
Postanschrift/Persönlich:
Postanschrift:
ROBETA HOLZ OHG
Hinweisgeberstelle
Siedlung Schönberg 1A
D-17268 Milmersdorf
Persönlich:
Falls Sie einen persönlichen Termin wünschen, senden Sie uns zur Terminvereinbarung vorab eine E-Mail an
Wie bearbeiten wir Ihre Meldung?
Nach der Hinweisabgabe erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Ihre Meldung an das Hinweisgebersystem wird gründlich geprüft. Sofern weitere Informationen benötigt werden, nehmen wir Kontakt zu Ihnen auf. Daher bitten wir Sie, auch bei einer anonymen Hinweisabgabe eine Kontaktmöglichkeit zu hinterlassen (bspw. über den Online Meldekanal). Nur wenn diese erste Bewertung einen Verdacht auf einen Verstoß ergibt, wird eine Untersuchung eingeleitet. Anschließend werden die Ergebnisse der Untersuchung ausgewertet und geeignete Maßnahmen eingeleitet.
In welcher Sprache kann ich Meldungen abgeben?
Sie können Ihre Meldung in deutscher Sprache abgeben.
Kann ich meinen Hinweis auch an einer anderen externen Stelle abgeben?
Derzeit (Stand November 2023) stehen drei zentrale externe Meldestellen für Verstöße, an die Sie im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit gelangt sind, zur Verfügung:
Welche Konsequenz hat es, wenn ich meine E-Mail-Adresse angebe?
Die Angabe der Mailadresse erleichtert es, über den Verlauf der Meldungsbearbeitung auf dem Laufenden zu bleiben und Rückfragen zu ermöglichen.
Kommunikation & Ergebnis
Was passiert nach Abgabe meiner Meldung?
Die EU-Richtlinie verpflichtet das Unternehmen den Meldenden über ergriffene oder geplante Schritte zu informieren. Für die Untersuchung des Falls und die anschließende Information der meldenden Person muss laut EU-Richtlinie eine Frist von 3 Monaten
eingehalten werden. Besonders aufwändige Investigationen erlauben, je nach Fall, ein Ausdehnen dieses Zeitraums auf 6 Monate.
Nach Ablauf dieser Frist oder bei andauerndem Fehlverhalten dürfen meldende Personen Behörden und Öffentlichkeit informieren. Details finden Sie in der Kommunikation des Unternehmens.
Wie erhalte ich Informationen über den weiteren Verlauf und das Ergebnis?
Alle Meldungen werden durch die vom Unternehmen beauftragten Personen bearbeitet. Diese entscheiden über das weitere Vorgehen und melden sich über die angegebene E-Mail-Adresse, falls Rückfragen bestehen oder zusätzliche Informationen benötigt werden. Geben Sie dem Unternehmen 7 Tage Zeit, um die Meldung zu beantworten.
Wer kann meine Meldung sehen?
Meldungen werden nur von den in der Meldestelle eingesetzten Personen gesehen.
Welche Konsequenz hat es, wenn ich meine E-Mail-Adresse angebe?
Die Angabe der Mailadresse erleichtert es, über den Verlauf der Meldungsbearbeitung auf dem Laufenden zu bleiben und Rückfragen zu ermöglichen.
Was ist, wenn das Unternehmen noch Rückfragen an mich hat?
Dem Unternehmen hilft es, wenn man für Rückfragen oder ergänzende Informationen zur Verfügung steht.
Anhang von Dateien
Welche Dateiformate kann ich der E-Mail anhängen?
Folgende Dateiformate sind zulässig: .jpg, .png, .docx, .xlsx, .pdf
Datenschutzinformationen
Welche Dateiformate kann ich der E-Mail anhängen?
Die Datenschutzinformationen zum Hinweisgebersystem der ROBETA Holz OhG finden Sie nachfolgend (Datenschutzhinweis Hinweisgebersystem): Datenschutzinformation zum Hinweisgebersystem Datenschutzinformation zu Compliance und internen Untersuchungen. Die Datenschutzinformationen zum Hinweisgebersystem im Konzern finden Sie unter: www.robeta.de/datenschutz-hinweisgebersystem